Quy trình quản lý dự án: Làm thế nào để kiểm soát tiến độ và chi phí?

Một dự án chậm tiến độ thường kéo theo nhiều hệ quả: chi phí nhân sự tăng, nguồn lực bị phân bổ lại, kế hoạch kinh doanh bị ảnh hưởng và khách hàng có thể mất niềm tin. Vì vậy, xây dựng quy trình quản lý dự án rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp biết ai làm gì, khi nào hoàn thành mà còn kiểm soát được ngân sách trong suốt vòng đời dự án. Nếu doanh nghiệp đang gặp tình trạng kế hoạch thường xuyên thay đổi, công việc tồn đọng hoặc chi phí phát sinh khó kiểm soát, việc rà soát những nguyên nhân khiến quản lý dự án kém hiệu quả sẽ là bước cần thiết trước khi thiết kế lại quy trình.

Quy trình quản lý dự án cần bắt đầu từ đâu?

Một quy trình tốt không nhất thiết phải có quá nhiều bước. Điều quan trọng là mỗi giai đoạn đều xác định rõ mục tiêu, người chịu trách nhiệm, thời hạn và tiêu chí hoàn thành.

Thông thường, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình dựa trên các nội dung chính:

• Xác định mục tiêu, phạm vi và kết quả cần đạt.
• Phân công nhân sự và nguồn lực.
• Lập kế hoạch tiến độ theo từng hạng mục.
• Xây dựng ngân sách và giới hạn chi phí.
• Theo dõi tình trạng thực hiện.
• Kiểm soát thay đổi và xử lý vấn đề phát sinh.
• Nghiệm thu, đánh giá và tổng kết dự án.

Điểm cần lưu ý là kế hoạch dự án không nên chỉ nằm trên một file Excel. Khi công việc có nhiều phòng ban cùng tham gia, doanh nghiệp cần một cách quản lý thống nhất để mọi người cùng nhìn thấy tiến độ, nhiệm vụ đang phụ trách và các vấn đề cần xử lý.

Quy trình quản lý dự án giúp kiểm soát tiến độ như thế nào?

Kiểm soát tiến độ không đồng nghĩa với việc liên tục hỏi nhân viên “đã làm đến đâu?”. Cách hiệu quả hơn là thiết lập hệ thống theo dõi ngay từ khi lập kế hoạch.

Chia dự án thành các mốc có thể đo lường

Một dự án lớn nên được tách thành các giai đoạn và đầu việc cụ thể. Mỗi nhiệm vụ cần có:

• Người phụ trách chính.
• Thời gian bắt đầu và hoàn thành.
• Mức độ ưu tiên.
• Điều kiện để xác định đã hoàn thành.
• Công việc phụ thuộc nếu có.

Ví dụ, với dự án triển khai phần mềm cho doanh nghiệp, việc “triển khai hệ thống” quá rộng để theo dõi. Có thể chia thành khảo sát nhu cầu, cấu hình hệ thống, nhập dữ liệu, đào tạo người dùng, chạy thử và nghiệm thu.

Cách phân rã này giúp nhà quản lý nhanh chóng xác định công đoạn nào đang gây chậm tiến độ thay vì chỉ nhận thấy dự án bị trễ khi đã đến hạn bàn giao.

Theo dõi tiến độ theo mốc thay vì cảm tính

Doanh nghiệp nên xác định các milestone, deadline và KPI dự án ngay từ đầu. Khi một mốc bị chậm, người quản lý có thể đánh giá tác động đến những công việc phía sau và đưa ra phương án điều chỉnh sớm.

Đây cũng là lý do các công cụ quản lý dự án thường cung cấp bảng Kanban, biểu đồ Gantt, dashboard tiến độ hoặc báo cáo công việc. Những công cụ này giúp biến trạng thái dự án thành dữ liệu có thể quan sát và đánh giá.

Quy trình quản lý dự án kiểm soát chi phí bằng cách nào?

Tiến độ và chi phí có mối quan hệ rất chặt chẽ. Một dự án kéo dài thêm vài tuần có thể làm tăng giờ công, chi phí thuê ngoài, chi phí vận hành hoặc chi phí cơ hội.

Để kiểm soát ngân sách, doanh nghiệp nên lập baseline chi phí ngay khi bắt đầu dự án. Đây là mức ngân sách được phê duyệt để làm cơ sở so sánh với chi phí thực tế.

Có thể theo dõi các nhóm chi phí như:

• Chi phí nhân sự.
• Chi phí phần mềm và công cụ.
• Chi phí thuê nhà cung cấp.
• Chi phí vật tư, thiết bị.
• Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch.

Quan trọng hơn, cần phân biệt giữa chi phí đã dự toán và chi phí thực tế. Nếu ngân sách dự kiến là 500 triệu đồng nhưng dự án đã sử dụng 350 triệu khi mới hoàn thành khoảng 50% khối lượng, đây là tín hiệu cần kiểm tra ngay.

Thiết lập ngưỡng cảnh báo chi phí

Không nên đợi đến khi dự án vượt ngân sách mới xử lý. Doanh nghiệp có thể đặt ngưỡng cảnh báo, chẳng hạn khi chi phí thực tế vượt dự toán theo một tỷ lệ nhất định hoặc khi một hạng mục phát sinh khoản chi chưa được phê duyệt.

Cách này giúp người quản lý có thời gian điều chỉnh phạm vi, nhân sự, nhà cung cấp hoặc kế hoạch thực hiện trước khi khoản vượt ngân sách trở nên khó kiểm soát.

Những điểm dễ làm quy trình quản lý dự án mất kiểm soát

Nhiều doanh nghiệp đã có kế hoạch nhưng dự án vẫn thường xuyên trễ hạn và vượt chi phí. Nguyên nhân thường không nằm ở việc thiếu một bảng kế hoạch mà ở cách vận hành.

Phạm vi dự án liên tục thay đổi

Khi khách hàng hoặc các phòng ban liên tục bổ sung yêu cầu, đội ngũ thực hiện phải làm thêm nhiều công việc nhưng thời hạn và ngân sách vẫn giữ nguyên.

Do đó, mọi yêu cầu thay đổi nên được đánh giá về phạm vi, thời gian, nhân sự và chi phí trước khi phê duyệt.

Không có người chịu trách nhiệm cuối cùng

Một nhiệm vụ có nhiều người tham gia nhưng không có một người chịu trách nhiệm chính rất dễ rơi vào tình trạng “ai cũng làm nhưng không ai chịu trách nhiệm”.

Mỗi đầu việc quan trọng nên có một owner rõ ràng. Người này không nhất thiết tự thực hiện toàn bộ công việc nhưng phải chịu trách nhiệm theo dõi và cập nhật trạng thái.

Báo cáo dự án thiếu dữ liệu thực tế

Nếu báo cáo chỉ ghi “đang triển khai”, nhà quản lý rất khó biết dự án thực sự đang ở đâu.

Một báo cáo hữu ích nên thể hiện tối thiểu:

• Khối lượng đã hoàn thành.
• Công việc đang chậm.
• Chi phí thực tế so với ngân sách.
• Vấn đề đang tồn tại.
• Người phụ trách xử lý.
• Thời hạn dự kiến hoàn thành.

Làm thế nào để xây dựng quy trình quản lý dự án phù hợp doanh nghiệp?

Không có một quy trình duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Dự án xây dựng, sản xuất, triển khai ERP hay phát triển phần mềm sẽ có cách kiểm soát khác nhau.

Trước tiên, doanh nghiệp nên xác định loại dự án thường xuyên thực hiện, số lượng phòng ban tham gia và mức độ phức tạp của công việc. Sau đó mới lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp như Waterfall, Agile, Scrum hoặc mô hình kết hợp.

Với các dự án có nhiều nhiệm vụ liên phòng ban, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án có thể giúp tập trung dữ liệu, tự động cập nhật trạng thái, phân quyền người dùng và tạo báo cáo. Tuy nhiên, phần mềm chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp đã chuẩn hóa cách giao việc, phê duyệt, cập nhật và nghiệm thu.

Một nguyên tắc thực tế là: quy trình càng rõ, dữ liệu càng đầy đủ thì khả năng phát hiện vấn đề càng sớm.

Khi nào doanh nghiệp nên cải thiện quy trình quản lý dự án?

Doanh nghiệp nên xem xét điều chỉnh quy trình nếu thường xuyên xuất hiện các dấu hiệu như:

• Dự án liên tục trễ deadline.
• Chi phí thực tế thường cao hơn ngân sách.
• Nhân sự không rõ trách nhiệm.
• Quản lý phải tổng hợp tiến độ thủ công từ nhiều file.
• Các phòng ban cập nhật thông tin không đồng nhất.
• Yêu cầu thay đổi không có quy trình phê duyệt.
• Vấn đề chỉ được phát hiện khi dự án gần đến hạn.

Trong trường hợp này, thay vì chỉ yêu cầu nhân sự “theo sát tiến độ hơn”, doanh nghiệp nên xem lại toàn bộ cách lập kế hoạch, phân quyền, phê duyệt, cập nhật và báo cáo. Đây mới là nền tảng để kiểm soát dự án lâu dài.

Kết luận

Một quy trình quản lý dự án hiệu quả cần giúp doanh nghiệp trả lời được ba câu hỏi ở bất kỳ thời điểm nào: dự án đang ở đâu, đang tiêu tốn bao nhiêu nguồn lực và vấn đề nào có thể ảnh hưởng đến mục tiêu cuối cùng. Khi tiến độ, ngân sách, trách nhiệm và thay đổi được quản lý trên cùng một hệ thống, nhà quản lý sẽ có cơ sở để ra quyết định nhanh hơn thay vì xử lý sự cố sau khi đã phát sinh.

Nếu có bất cứ thắc mắc nào liên quan đến quản lý dự án, chuẩn hóa quy trình hoặc lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với Connecta qua hotline: 0844862888 để được tư vấn cụ thể.